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在接听电话是偶尔会遇到电话转接,小编向你推荐文秘电话转接流程,希望可以帮到你。
当接待员接到一个外线电话时,应该遵循以下流程:
1.使用以下语句
“您好,这里是XX(单位名称),”“您好,XXXXX(单位名称)”。
2.不同的来电者可能会要求转接到某些人
任何找管理者或领导的电话必须首先转到相关的秘书或助理那里。这样可以保证管理者或领导们不被无关紧要的电话打扰。
3.如果来电者要求转接某个职位的人
如“请找接待员们的人力资源总监听电话好吗?”“接待员帮接待员转到他办公室。”然后,接待员试着将电话转到相关的秘书哪里。
4.如果来电者说出要找的人的名字
如:出现来电者说出要找的人的名字——接待员必须回答:“请稍等,接待员帮接待员转到他的办公室。”然后,试图将电话转给相关秘书。
如果秘书的电话占线或找不到秘书——接待员必须回答:“对不起,XX先生电话正占线,您要等一下吗?”
如果对方回答“是”,请保留来电者的电话不挂段,但等到快一分钟时,接待员必须跟来电者确认是否还要继续等候。接待员必须说“XX先生的电话还在占线,您还要等侯吗?”如果回答“否”,接待员必须说:“请问您有什么事接待员可以转告吗?”
5.如果接待员知道相关的人员现在不在办公室
如接待员知道相关的人员现在不在办公室——接待员必须说:“对不起,XX先生暂时不在办公室,请问有什么事情接待员可以转告吗?”或者说“对不起,XX先生去出差了,请问有什么事情可以转告吗?”千万不要在不了解对方的动机、目的是什么时,随便传话,更不要在未授权的情况下说出指定受话人的行踪或将受话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者。
6.如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时
如来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时,接待员必须说“有什么可以帮到您的吗?”通过与他的对话了解来电者的目的。如果是投诉电话,接待员应该仔细聆听后,帮他们找到可以帮助的人,但不能将电话直接转到公司领导那里。如果是一般性的推销电话,接待员必须说:“对不起,XX先生外出香港了,他的秘书暂时联系不上,您需要接待员转达什么信息吗?”
7.如果来电者拨错了号码时
如来电者拨错了号码接待员必须说“对不起,您是不是打错了呢?这里是XX”。如果有必要接待员还可以告诉来电者“这里的号码是quduwen”。
8.如果一次通话占用了较长时间又有其他电话进来时
如果一次通话占用了较长时间又有其他电话进来时接待员必须说:“对不起先生,您能稍等一会,让接待员接听另外一个电话吗?”
9.在转接电话的时候
如果接待员知道的话,告诉领导或秘书来电者的姓名。
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入党誓词,是党组织对党员的基本要求,是每一个党员的行为准则,同时也是一名党员对党和人民做出的庄严承诺和保证。下面是小编为大家收集整理的入党誓词和宣誓仪式,欢迎大家阅读。
(1)入党宣誓仪式会场要布置得庄严、朴素、整洁。主席台正中要悬挂党旗和“入党宣誓仪式大会”会标,会标应置于党旗上方。
(2)奏(唱)《国际歌》;
(3)致开会词;
(4)参加宣誓的人员应面向党旗,列队站好,举起右手,握拳过肩。
(5)领誓人一般由党组织负责人担任,也面向党旗,站在宣誓人的前面或一侧,举起右手,握拳过肩。
(6)宣誓仪式按程序进行,领誓人逐句顿读誓词,宣誓人齐声跟读,态度要认真,声音要洪亮。
(7)领读完誓词,领誓人读到“宣誓人”时,参加宣誓的人员要依次报出自己的姓名。
(8)宣誓仪式只要条件允许,一定要在正式的场合举行,如在革命历史纪念馆、烈士陵园和英雄塑像前举行仪式时,也要悬挂党旗。特别需要强调的是,悬挂的党旗一定要使用符合中央组织部规定标准的,不能使用不规范的党旗。
(9)入党宣誓仪式可有目的地邀请一些入党积极分子参加,但不能太多。要让参加宣誓仪式的入党积极分子能从中受到教育,对他们真正起到鞭策和激励的作用。
(10)入党宣誓仪式一般由基层党委或党支部组织。由党支部 (党总支)组织时,上级党组织应派人参加。实际上,许多地方和单位都是由基层党委组织的。究竟谁来组织,可根据预备党员的人数和其他具体情况来决定。需要说明的是,党小组一般不能组织入党宣誓仪式。
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回访员是指公司客服部门相关负责人,向本公司的客户回访有关本公司的产品及服务的态度及一些问题·从而达到更好的服 务·来提升公司的形象。那么,要想面试时被聘上电话回访员,需掌握什么样的介绍技巧?下面是读文网小编为大家整理的电话回访员面试流程技巧,仅供参考。
面试电话回访员时,最不能出现的就是说话不清晰,表达不通顺。一旦出现这种情况,你或许马上就失去了这份工作。在与面试官沟通的过程中,全力展现你的沟通能力,认真听取面试官的每一个问题,想清楚后再向面试官清晰的表达出来。这是电话回访专员面试技巧中最重要的一点。
最后,电话回访员的面试技巧还提醒我们为了表现我们的职业化,在面试着装要端庄优雅,切不要奇装异服,而给人一种浮夸的感觉。
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文秘进本工作之一是接听来电,以下是小编整理文秘基本电话礼仪,希望对你有帮助。
电话作为现代通讯工具,因其使用方便、信息传递快速及时的优点成为现代社会交往的主要方式之一。接听电话也是秘书工作的基本内容之一,秘书人员要学会树立自己良好的电话形象。电话形象是人们在接听电话的整个过程中的语言、声调、内容、态度等给对方留下的整体印象,它能真实的体现个人的基本素质。秘书人员如果缺乏使用电话的常识和素养,不懂得接听电话地礼仪规范,往往会影响工作任务的完成,甚至会使个人和单位的形象受损。电话接听礼仪有以下几个方面需要注意:
(1)时间的选择。打电话的时间,除紧急事件以外,一般不宜在早上七点以前、用餐时间和晚上十点以后。同时,还应注意各个国家和地区的时差,选择适当的时间进行电话联系。电话交谈的时间一般要控制在五分钟之内。如果事情很多,则要首先说出事情的重要性,征询对方是否方便;如果对方此时不便,就应请对方另约时间进行联系。
(2)使用文明的接听语言。由于语言是电话交谈的唯一载体,因此在接听电话时要特别注意使用文明的接听语言。在接听电话是一般要使用“您好,这是某某单位,请讲”、“请稍等”、“对不起,他这会儿不在,请问有什么事需要转达?”。切忌用“喂,你是谁?”、“找谁?”、“不知道!”、“等一会儿!”等不规范用语。一般来说,应由打电话的一方提出结束谈话。如果对方是长辈、上级或女性,则应在听到对方挂完电话后方可挂机。
如果对方找的是总经理,而他又恰巧不在。作为秘书最好先说:“对不起,总经理现在不在,请问需要我留话给他吗?”而不要先问对方是谁,再告知总经理不在,给对方造成一种人在而不愿接听电话的感觉。
(3)注意接听的语音语调。由于打电话时看不见彼此的表情,对方主要是通过语音语调来感受对方的态度。语音过高、语气过重,会使人感到生硬和冷淡;语音过轻、语调过低,会使人感觉无精打采,没有生气;语调过长又显得懒散拖沓;语调过短则显得过于敷衍且不负责任。一般说来,语音要柔和,语气要适中,语调要均匀,使对方感到亲切自然。
在电话交谈中,讲话的态度一定要诚恳,表示出对对方应有的尊重。即使在自己心情不佳、情绪烦躁时也要控制自己,切忌让不好的情绪影响工作,使对方感到不舒服。
(4)其它细节。接听电话时,一般应在听到完整的一次电话铃响后立即接听,不要让铃响多次。为了节约时间,电话旁最好准备一本来电记录本,及时记下重要的事务和来电,以免遗忘。交谈过程中要注意口齿清楚,说话要简洁明了。谈话时嘴里不含,不吃东西,不与身旁人谈话。如确有急事与身边的人说一两句,则应与对方道歉后用手捂住话筒。如果谈话中涉及到人名、地名、数字或重要的句子,最好重复一遍。如果感到对方有为难之处时可自觉转移话题或另约时间,这样会使对方感到舒服,避免尴尬局面的出现,给人留下良好的印象。
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这篇是读文网小编特地为大家整理的文秘主要工作内容,希望对大家有所帮助!
1、负责人事处文秘、公章管理;
2、开具各种信函(包括行政介绍信、证明等)和干部(工人)调动通知;
3、负责各种文件和通知的收发和督办工作;
4、负责本部门的信访接待和日常事务工作;
5、负责人事档案和文书档案的管理工作;
6、协助做好人事统计报表的统计工作;
7、负责人事处网页的维护和文件、表格的录入工作;
8、做好本部门计生、安全保卫、保密等工作;
9、完成处领导交办的其他工作;
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秘书在一个公司企业中是不可少的,对于文秘的分类你了解有多少,今天小编给大家介绍文秘的分类,欢迎大家阅读,
一、按职业分类
1、公务秘书
2、私人秘书。
二、按业务范围分类
1、通用秘书
2、行业秘书,
三、按工作岗位分类
1、综合秘书
2、专业秘书
四、按辅助对象分类
1、集体秘书
2、个人秘书
秘书的分层
一、组织级别上区分
1、中央秘书层
2、地方秘书层
3、基层秘书层
二、从辅助功能上区分
1、决策辅助层秘书
2、事务处理层秘书
3、技术操作层秘书
三、从职位分类上区分
1、高级公务员层秘书
2、中级公务员层秘书
3、初级公务员层秘书
秘书工作内容
一、文字工作,就是各种文稿的记录、撰拟和校核工作。包括内容1、文字记录2、文稿的撰拟3、文稿的校核,
二、文书工作,就是对来往文书的处理工作。包括内容1、发文处理2、收文处理,
三、信息工作,就是信息的搜集、加工、专递和存贮工作。包括内容1、信息的加工2、信息的提供。
四、协调工作,就是调整和改善部门与部门之间、工作与工作之间关系的工作。包括内容1、部门关系协调2、工作协调。
五、督查工作,就是对决策实施、中心工作、重要布置及领导者交办事项的督促检查工作。
六、信访工作,就是处理人民群众来信和接待人民群众来访的工作。包括内容1、办信2、接访。
七、议案和提案工作,就是对人大、政协和职代会锁提议案和提案的办理工作。包括内容1、议案的办理2、提案的办理,
八、机要工作,就是经管重要秘密事项,使秘密特别使国家秘密不被泄露的工作。包括内容1、秘密文件的保密2、会议的保密3、办公设备的保密
九、会议工作,就是各种会议的筹备、组织和服务工作。
十、接待工作,就是对各类客人迎送、招待和服务工作1、对外宾的接待2、对内宾的接待。
十一、随从工作,就是领导者到异地观察、调研、开会和参观等服务性工作它包括外出前的准备、外出期间的安排和外出结束后的总结工作。
十二、值班工作,就是在机关值班室固定或轮流担任的工作。
十三、印信工作,就是机关印章、领导者名章和各种戳记等的刻制、使用和保管工作。
十四、通讯工作,就是对电话、电传和传真等通讯设备的操作与管理工作。
十五、其工作就是领导者临时交办的事项核对突发事件的处理。
秘书工作的作用
一、参谋助手作用,主要表现:1、为领导工作出主意、想办法提预案2、向领导机关提供资料、提供信息、提供咨询3、做好事务工作,尽量减轻领导在工作上的负担。
二、沟通协调作用(沟通是协调的前提,协调是沟通的结果,沟通贯穿与协调的全过程)
三、督促检查作用。
秘书工作的一般特征
一、机要性与群众性相统一
二、综合性与专业性相统一。
三、事务性思想性相统一。
四、被动性与主动性相统一。
五、经常性与突击性相统一。
秘书工作的本质特征
一、贴近领导核心,辅助领导工作1、从秘书与领导的工作关系来看,秘书工作具有贴近领导的特点。2、从秘书工作的运行轨道看,秘书工作具有向心运动的特点3、从秘书工作与领导工作的时间特征来看,秘书工作具有与领导工作同步运转的特点。
二、不在领导职位,参谋领导之政
三没有领导权力,隐含领导权力。
四、贯彻领导意图,反映群众利益 秘书学的相关学科
一、决策学 二、管理学 三、行政学 四、文书学 五、应用写作学 六、心理学 七、公共关系学。
秘书工作的起源
一、转说中的秘书工作 二、有文字记载的秘书工作 三、产生秘书工作的条件我国秘书工作的发展
一、西周至春秋战国时期 二、秦汉时期 三、魏晋南北朝时期 四、隋唐时期 五、宋元时期 六、明清时期 七、辛亥革命时期 八、国民到政府时期 九、中国共产党建党初期及抗日战争时期 十、解放战争时期 国外秘书概况
美国
一、美国对秘书的定义1、全面处理公司行政工作,以减轻公司管理人员较次要的行政事务及办公室工作2、能够运用速记记录口供3、能够使用翻译机将口述或复制的记录信息译成文字4、安排上司的约见并就此提醒上司5、接待办公室的来访客人6、接打电话7、处理是上司的重要私人邮件,撰写日常信函8、对办公室奇特工作人员进行监督9、整理公司人事档案。二、美国秘书分类1、行政秘书2、信函秘书。
日本
一、日本对秘书的定义
1、指“帮助上司处理各种事务的公务员”,即私人秘书2、指政府机关和社会团体中日常事务的负责人。
二日本秘书的分类1、见习秘书2、初级秘书3、中级秘书4、高级秘书
英国
一、英国秘书定义
1、公司、企业、办事处、营业厅中的雇员,其职责为处理通信、整理记录、安排会见,往往是有地位、有财富人士的助手2、非赢利团体的负责人3、政府官员。
二、英国秘书的分类1、国家秘书2、高级秘书3、私人秘书。
俄罗斯
一、俄罗斯秘书的职责1、做好速记工作2、接受和整理来文,并在适当的时候整理发文3、接打电话,组织接待,其中包括对访问者的接待和服务工作4、做好领导人的活动日记,帮助领导人安排工作日程和活动计划,提醒领导人主义计划中等待解决的问题5、安排领导人的公务旅行,并制定路线和计划6、签收和登记公文,包括领导人的往来函件,装订文件及立卷7、组织并参加会议服务工作,包括制定日程表和做好会议记录8、即使处理领导办公室事务,使领导人摆脱大量繁杂的日常工作,保存好办公室内的文件和案卷9、准确提供信息,即提供书本知识、参考资料以及载有所需情报和资料的其它文献,在领导可能感兴趣之处作出醒目标志10、组织和领导属于秘书管辖下的全体业务员的工作11、提供领导人和工作人员使用的问句与办公用品12、制定一般性的规章制度。
二、俄罗斯秘书职位的要求1、具备一定的业务技能(如速记、打字等)2、具有组织经验3、可靠性、有效性和责任心强,愿意担负起领导人规定的大部分与办公室有关的任务,并保证可靠而有效的完成任务。4、具有独立性和主动精神,能独立解决各种问题5、善于外交,严守秘密,无论回答询问、电话交谈或与来访者交谈,都能遵守这些原则6、工作准确严密,包括提供文件、安排会议准确无误7、忠诚于领导,忠实于工作,特别是要同领导建立良好关系8、注重个人形象和个人素质,着装整洁,性格温和,语言幽默,乐于助人,注意力集中,为人谦逊,求知欲强,酷爱阅读,工作上善于灵活应变。
秘书的政治素质
一、道德修养
1、道德意识修养2、道德情感修养。
二、职业道德修养
1、新时期秘书的职业道德(1)忠于职守,热爱本职(2)服从领导(3)兢兢业业,任劳任怨(4)谦虚谨慎,办事公道。(5)实事求是,热情服务。(6)遵纪守法,廉洁奉公(7)恪守信用,严守机密(8)转变观念,勇于创新(9)善于协调,严于管理(10)刻苦学习,提高素质2、其他应具有的道德素质如计算机技术或速记打字技术等 秘书的知识素质
一、基础知识(文、史、哲、数、理、化以及天文、地理、生物、心理等)
二、专业知识1、
行业领域的专业知识2、秘书工作的专业知识 三、秘书工作的相关知识1、管理方面的知识2法律方面的知识3、经济方面的知识4、金融方面的知识5、财税方面的知识 秘书的心理素质与健康素质
一、心理素质1、保持乐观而稳定的情绪在工作中充满活力2、能充分认识自己公正的评价他人3、有较强的事业心和目标意识4、积极进取勇于探索刻意创新5、意志坚韧,并善于自我克制6、人格健全,有鲜明且较完善的性格7、豁达宽容,自尊敬人遵守诺言,言行一致8、乐于交往,建立并保持和谐的人际关系9、能够做到个人行为同组织行为和公众利益协调一致10、在变化的社会环境中能保持良好的心理顺应。
二、秘书的健康素质1、人群健康德十项标准2、秘书工作的恢复法(1)椅子健美操(2)上半身推或拉(3)低身推或拉(4)交替蹲坐(5)办公桌推起
秘书的情商与智商
@一、情商 (一)情商:情商是指良好的道德情操;是乐观幽默的品行;是具有克服困难的勇气;是自我激励、持之以恒的韧性;是同情关心他人的善良;是善于与人相处,把握自己和他人情感的能力。(二)、情商的构成1、自我意识2、自我激励3、情绪控制4、人际交往5、对挫折的承受力
@二、智商(一)智商:英文简称IQ,是通过测验测量出来的人的智力指数是受测者在智力测试上所得的分数,是一个人与相同智力年龄或同社会阶层的人相比较智力的高低,它反映了被测者在测验题目上的表现(二)智商的构成1、增强观察力2、增强想象力3、增强记忆力4、增强思维能力5、增强创造力《青年创业指南》中指出:十二种素质:适应能力、竞争性、自信、纪律、动力、诚实、组织、毅力、说服力、冒险、理解、视野。美国的劳工部21世纪就业技能调查委员会提出五打能力:统筹能力、合作及交际能力、获取并利用信息的能力、系统动作能力。三大基础:能力基础、思维基础、素质基础
秘书礼仪修养与形象
一、礼貌礼节的概念(一)@礼貌:是人与人在接触过程中,相互表示敬重和友好的行为。@(二)礼节:是人们在日常生活中,特别是在交际场合,相互问候、致意、祝愿以及表示互相尊重的惯用形式
一、仪容(一)具体作用体现1、掩瑕扬瑜,美化形象2、辅佐社交(二)仪容修饰的主要内容1、发式2、面容3、颈部4、手部 二、仪表(一)仪表美的注意事项1、注意仪表的协调2、注意色彩的搭配3、注意场合
三、仪态(站姿、坐姿、走姿、气质1、学会自我控制2、接受职业影响3、行为需要反向
四、1、TPO原则2、整体性和整洁性原则
秘书交谈礼节
一、谈吐的仪态
(一)交谈时一定要保持饱满的精神和自然大方的表情,以及亲切诚恳的态度。
(二)与交谈者的目光应平视,举止、体态要合乎基本的礼仪规范
(三)谈话时,应尽量使用有声语言来表达,不要过分夸张的使用体态动作
(四)谈到一时想不起来的事情时,不要过分的表现出紧张的神态
(五)失口、失态都是不礼貌的表现
二、话题的选择
(一)选择交谈者喜闻乐道的话题
(二)选择双方都熟悉的话题
(三)回避他人忌讳的话题1、个人的私生活问题不宜交谈2、令人不快的事情不宜发生3、涉及他人长短的话题不宜交谈
三、说话的艺术(一)谈话指出要有必要的寒暄(二)要注意态度真诚
(三)要注意语言精练(四)要注意言辞有礼(五)语速适中,语调柔和
四、聆听艺术
(一)1、人阐发自己的意见时,作为听者要与说话人交流目光,适当的点头或做一些手势,表示自己在注意倾听,不时的使用“哦”、“嗯”、“太好了”之类的语气词,已引起对方继续谈话的兴致2、在聆听别人谈话时,要克服一些不良动作和姿态 (二)通过聆听,一方面可以得到必要的信息,另一方面是对方感到受到了重视正确的做法应该是1、全神贯注,认真聆听2、态度积极,适时呼应3、表现亲切,自然应答 秘书工作指导思想一、三服务单位指导思想“三服务”(一)努力为领导工作服务(二)为同级和上下级领导机关服务
(三)为基层服务 五个“必须”(一)必须始终把马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想作为秘书工作的指南。(二)必须始终把讲政治、八将党的方针政策作为秘书工作的灵魂(三)必须始终把围绕中心、服务大局作为秘书工作的主题(四)必须始终把保持良好作风作为做好秘书工作的保证(五)必须始终把与时俱进、开阔创新作为秘书部门工作的动力 六个“意识”(一)学习意识(二)开拓意识(三)服务意识(四)效率意识(五)激励意识(六)清正意识
二、秘书工作新的“三个转变”1、由习惯用手工操作,按部就班完成工作任务,想借助先进设备快速完成任务转变2、由习惯用常规的办法完成工作任务,向采用超长的办法完成任务转变3、由习惯凭老经验完成工作任务,向勇于探索新途径转变。
三、秘书工作的“三化”即秘书工作规范化、制度化、科学化
四、做好参谋工作的原则(一)参谋的原则1、定位原则2、超前原则3、信息原则4、协调原则5、合法原则6、忠诚原则 (二)做好参谋工作的方法1、参谋不能越位2、根据领导意图参谋3、领会领导意图的方法(1)直接观察与间接了解相结合(2)加强沟通,善于运用多种信息沟通反方式(3)加强听知能力的培养(4)正确领会领导意图(5)心细如发,掌握方法4、决策前多参谋,决策后多反馈(决策前参谋有三种类型:顺向参谋、逆向参谋、侧向参谋)
秘书接待工作的意义
一、扩大交往合作,转播本单位文化,塑造本单位的“形象品牌” 二、获得效益,牵线搭桥,架起合作的桥梁 接待工作的基本原则
一、一般原则1、诚恳热情2、讲究礼仪3、细致周到4、俭省节约,按章办事5、保守秘密6、对口接待,分工负责
二、外事接待工作的基本原则1、平等互利的原则2、依法办事的原则3、内外有别的原则4、文明礼貌的原则 秘书接待工作礼仪
一、礼仪自身的特点1、普遍性2、继承性3、差异性4、融合性
二、礼仪的基本原则1、宽容的原则2、敬人的原则3、自律的原则4、遵守的原则5、适度的原则6、真诚的原则7、从俗的原则8、平等的原则
三、一般接待礼仪1、迎客礼仪2、待客礼仪3、送客礼仪4、接待礼仪的注意事项(1)是迎接宾客进行宾主介绍时,一般由礼宾人员或我方迎候人员中身份最高者率先将我方迎候人员按一定顺序一一介绍个客人,然后再由客人中身份最高者将客人按一定顺序介绍个主人(2)是送别时可在贵宾室与宾客稍叙友谊,或举行专门的欢送仪式(3)是在机场迎送宾客时送花颜色不拘,送女士花篮花环一般送男士。花束和花篮也可送至宾客下达的旅馆。
四、接待准备1环境准备2、接待工作心理准备3、接待工作信息准备
五、接待工作的程序1、热情迎客2、诚恳待客3、礼貌送客4、接待工作的落实和检查 六、秘书沟通协调的特点1、非权力支配性2、非职责限定性3、非确定地位性4、认同疏导性
七、有效沟通的原则1、可信赖原则2、一致性原则3、内容针对性原则4、明确性原则5、连贯性原则6、选择已有渠道原则7、适应接受者接受能力的原则
八、有效沟通的方法
(一)有效倾听1、有效倾听的准备工作2、有效倾听的方法3、创造良好的倾听环境4、克服有效倾听中的障碍
(二)有效提问1、如何实现有效提问2、如何有效自信的提出要求3、如何礼貌的拒绝对方的要求4、注意事项
(三)与不同对象的有效沟通1、与上司沟通(1)不要以自己的看法代替上司的治理,自作聪明只会适得其反(2)传达上司的指令,有把握时机和场合(3)向上司汇报工作有突出重点,删繁就简,言简意赅,并恭请上司点评4、批评领导时要注意维护其威信5、注意事项
(四)运用现代化的网络沟通手段1、电子邮件2、网络电话3、网络传真4、网络新闻发布(五)横向沟通与纵向沟通(自上而下、自下而上)(六)有效交流的方式1、电话沟通2、书面交流3、面对面交流
办公室环境维护与管理
一、空间环境的维护与管理
二、色彩环境的维护与管理
三、空气环境的维护与管理
四、听觉环境的维护与管理
五、光线环境的维护与管理
六、人文环境的维护与管理 办公室日常事务
一、电话事务处理1、打电话2、接电话
二、电话礼仪1、及时向对方为好2、尽量使用礼貌用语3、声音温和,语气自然愉快,面带微笑4、吐字清晰5、热心周到6、通话简捷、高效
信件邮件的管理
一、分类 二、拆封 三、登记 四、分送 五、阅办 六、复信 七、查对 八、寄发 值班事务管理
一、值班工作的组织形式
1、专职性值班2、轮流性值班3、电话值班 二、值班的工作内容1、通讯联络2、公务接待3、处理紧急问题和突发事件4、承办领导临时交代的工作 三、值班工作制度1、岗位责任制度2、值班记录制度3、交接班制度4、请示报告制度5、安全保密制度
旅行出差事务管理
一、出差前做好各项准备工作
二、预定车、船、机票
三、安排住宿
四、准备好携带的用品
五、临行前的工作安排
六、与上司一起出行时做好旅行服务 印信管理
一、印章的使用和管理
1、印章的作用(1)标志作用(2)法律作用(3)辨伪作用2、印章的种类3、印章的启用(1)印章的刻制必须由本机关、本部门申请,经上级主管机关批准到公安部门办理手续后,再到制定的刻字单位刻制(2)印章的大小、样式、名称、文字、字体、质料等,必须遵守有关部门的规定(3)印章的启用必须经过山脊机关批准并正式行文(4)印章因损坏或单位撤并、改名等原因停止使用,应及时上交原制发机关,并按规定封存或销毁4、印章的保管使用(1)印章应由可靠的专人保管,并遵循保密原则,将其存放在保险箱或加锁的抽屉里(2)秘书人员使用印章之前,必须经过领导的批准,并要做登记(3)秘书人员在公文上用印时,一定要执意位置准确,印章要端正、清晰
二、介绍信的使用和管理
1、介绍信的形式2、介绍信的种类(1)行政介绍信(2)组织信(3)专用介绍信3、介绍信的管理(1)介绍信由秘书人员负责保管、填写或撰写(2)秘书人员要认真负责,如实写出被派遣人的真实姓名和身份,简明清楚地写出索要联系和班里的事项(3)介绍新药书写工整,不许涂抹,如有涂抹,应在改动的地方加盖公章(4)一封介绍信只能写给一个单位,要防止介绍信被滥用
保密事务管理
一、机要保密的内容(一)
秘密的范围1、国家秘密的范围(1)国家事务的重大决策中的秘密事项(2)国防建设和武装力量中的秘密事项(3)外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密任务的事项(4)国民经济和社会发展中的秘密(5)科学技术中的秘密(6)维护国家安全活动和追捕刑事犯罪中的秘密事项(7)其他经国家__部门确定应当保守的国家秘密事项2、秘书人员职业秘密范围(1)公文秘密(2)决策秘密(3)商业机密(4)会议机密(5)信访机密(6)领导机密
(二)秘密的等级1、绝密2、机密3、秘密
(三)机要保密的任务1、公文保密2、会议保密3、通讯保密4、电脑保密5、涉外保密
二、机要保密的纪律要求1、保密纪律2、保密责任 办公室用品管理
一、办公室器械管理 二、办公室用品管理 三、经费管理 办公室效率与时间管理
一、制定工作计划
(一)制定计划的原则1、讲究效率2、内外兼顾
(二)、计划安排的变更和调整
二、安排约会
三、巧妙挡驾
四、办公室时间管理(一)充分利用时间1、目标原则2、整体原则3、弹性原则4、、最佳原则5、立体原则(二)雷厉风行的作(三)风优化机制(四)掌握现代化的办公手段
会议
会议的类型
一、按照会议规模划分1、小型会议2、中型会议3、大型会议4、特大型会议
二、按照会议阶段划分1、预备会议2、正式会议
三、按照会议时间划分1、定期会议2、不定期会议
四、按照会议形式划分1、定场会议2、移场会议
五、按照会议的性质、任务划分(一)法定性会议1、党代会2、人代会3、团代会4、妇代会5、职代会(二)决策性会议1、常代会2、党组会3、行政会4、董事会(三)工作性会议1、动员会2、现场会3、电视(话)会4、总结会(四)学术性会议1、研讨会2、论证会3、务虚会(五)显示性会议1、纪念会2、庆祝会3、表彰会4、命名会(六)会商性会议1、联席会2、会商会3、座谈会(七)1、新闻发布会2、记者招待会3、报告会4、咨询会 会议筹备工作流程 起草会议文件
一、会议报告、领导讲话、决议(决定)、经验交流材料、主持词、选举说明 二会议须知1、会议日期2、作息时间3、参观路线4、会议编组5、注意事项 发出会议通知
一、会议通知的种类1、按通知送达方式分(1)书面通知(2)电报通知(3)电话通知(4)电子邮件通知2、按通知内容分(1)预备通知(2)正式通知
二、会议通知的内容
三、会议通知的拟写 制作会议证件
一、代表证 二、主席团证 三、出席证 四、列席证 五、选举工作证 六、记者证 七、工作人员证 八、车辆通行证 九、签到证
布置会场
一、会场布置的基本要求 二、会场主席台布置1、会徽2、红旗3、会标与回头标4、桌椅5、话筒与磁带(碟片)6、投影和影视放映设备7、席卡8、花草9、茶水与方巾 三、会场座次的安排1、主席台座次的安排2、代表席座次的安排3、党的委员会会议的座次安排4、电视电话会议5、座谈会、茶话会、欢送会等会议 四、分组讨论的会场安排
会议的组织工作
一、会议签到1、手工签到2、电子签到 二、组织会议记录1、安排记录人员2、会议记录的方法3、会议记录的整理 三、编印会议简报或情况反映1、注意典型性和代表性2、注意真实性和公正性3、体现快速性和简短性4、注意保密性和安全性 会议经费结算 会议规则
一、会期规则(一)权力机关的会期1、我国宪法规定,全国人民代表大会会议每年举行一次2、第一季度举行;每届人大第一次会议两个月内举行(二)行政机关的会期(政府全体会议原则上半年召开一次,常务会议每周召开一次。)(三)党团组织的会期(《中国共产党章程》对党的会期做出了规定。党的全国人民代表大会每5年举行一次。认为有必要,或者有三分之一以上的省一级组织提出要求,可以提前举行。市辖区每3年举行一次)(四)其他组织的会期(《中华全国妇女联合会章程》规定,全国妇女代表大会每5年举行一次,在特殊的情况下,经执委会讨论决定,可以提前行货延期召开。全国妇联执委会全体会议,每年举行一次。)
二、会议成员规则(一)权力机关会议成员规则(二)行政机关的会议成员规则(三)社会团体的会议成员规则
三、议事规则(一)法定人数规则(二)召集人数规则(三)发言规则1、发言的顺序2、发言的次数和时间3、必经许可4、发言受法律保护(四)议事方式规定
四、会议程序规则 五、审议程序规则 六、选举程序规则 七、立法程序规则 八、表决规则(一)口头表决(二)举手表决(三)投票表决(四)鼓掌表决 九、国际会议规则(一)国际会议的召开(二)会议代表(三)会议主席(四)会务机构(五)议事规则 会议生活服务工总
一、食宿安排1、住房安排2、饮食安排3、居住服务 文书的分类
一、根据主人即制作主体的性质分1、私务文书(个人、家庭或家族在处理私人事务或同外界交往中形成、使用的文字材料)2、公务文书(机关、团体、企事业单位等为主体在处理公务、实施管理、联系事项、记在活动过程中形成、使用的文字材料)
@行政机关公文定义,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。 文书形式的质量要求
一、结构安排得当 二、文面设计规范 三、标识符合要求 公文处理
一、发文办理1、注发2、编号3、缮校4、用印5、封发6、投送 二、收文管理1、接收2、登记3、拟办4、批办5、分发6、传阅7、承办8、催办9、办复 秘书与信访工作
一、信访有以下要素构成(一)信访人(二)信访受理者(三)信访事项(四)信访工作方式(五)信访工作效果 二、信访工作的特点(一)群众性(二)经常性(三)政策性(四)思想性
来信处理的程序
1、启信2、阅信3、转信4、报信5、查信6、复信 来访接待的程序
1、接待2、登记3、接谈4、处理5、回访 对群体上访的处理
1、稳定情绪,控制局面2、摸清情况,研究措施3、领导出面,协调处理4、区别情况,恰当处理 案件查办
一、信访案件办理的程序1、初步核实2、立案3、转交4、催办5、回报6、结案 二、信访信息的特点1、广泛性2、灵敏性3、直接性4、负反馈性
三、信访信息的作用1、领导决策的依据2、了解下情的渠道3、民主监督的线索 四、信访信息的反映程序1、单位反映2、专题反映3、综合反映 秘书与档案工作
一、档案的种类(一)从年代上分1、古代档案(1840年以前形成的档案)2、近代档案(1840~1949年形成的档案)3、现代档案(1949年以后形成的档案)(二)从内容上划分1、文书档案2、科技档案3、专业档案(三)从载体上划分1、甲骨档案2、金石档案3、简牍档案4、绵帛档案5、纸质档案6、胶片磁带档案7、电子档案
二、文卷归档步骤1、办理完毕的文件才能作为档案保存2、对日后工作和活动有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存3、按照一定的规律集中保存起来,才能最后成为档案
三、立卷归档(一)归档范围1、应该归档的文件材料2、不应该归档的文件材料(二)归档时间(本年形成的文件,在年底立卷后,应于第二年上半年6月份之前归档完毕)(三)归档要求1、归档文件按规定立卷分类,立成的案卷能正确反映机关活动的基本历史面貌,便于保管和利用2、卷内文件按次序排列、编号、填写卷内目录,填好封面,注明保管期限3、案卷之间排列有序、编号并编制案卷目录
档案整理工作的内容
@一、全宗的含义:是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体。 二、全宗内档案的分类 (一)复式分类法1、“年度——组织机构”分类法2、“组织机构——年度”分类法3、“年度——问题”分类法4、“问题——年度”分类法 三、档案保管的基本物质条件1、档案库房2、档案装具3、包装材料4、设备5、消耗品 四、档案保管的内容1、档案上架2、档案保护 档案划分的保管期限
我国对档案利用有明确的法律规定。《中华人民共和国档案法》第十九条规定:“国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限,可以少于三十年,涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限,可以多于三十年。”“中华人民共和国公民和组织持有合法证明,可以利用已开放的档案。”
信息
一、信息的来源1、工文件包2、统计图表3、调研报告4、新闻媒介5、会议活动6、来信来访7、电话通讯8、横向联系
二、信息的工作流程(手机、整理、传递、储存) 三、、信息的加工(一)信息加工的要求(二)信息加工的方法1、综合加工2、提炼加工3、推导加工(三)信息的编写1、直接性2、真实性3、准确性4、伸缩性5、朴实性6、新颖性
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文秘必不可少工作室接电话,小编向您推荐文秘接待话基本礼仪,希望对你有帮助。
文秘接起电话时要保持良好坐姿,声音不急不慢,并终保持轻松、愉悦的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中,要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。
在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好,×××(公司名称,如果公司名称较长,应用简称)”,忌以“喂”开头。如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话,可以礼貌地说“请稍等”,并马上转接过去。
如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名,不知道分机号的话,就要礼貌地询问,对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话,应该用礼貌的借口挡驾,或者转到相关部门处理。文秘接待代表着公司的形象,接听电话时应该热情,通过电话,给来电者留下这样一个印象,公司是一个礼貌、温暖、热情和高效的公司。接电话应该注意以下礼仪。
1.适时接起电话
一般以铃响二次后,接起电话。如果电话一响起就立即接听电话,会让对方觉得仓促,但让铃响太久才接会让对方久等而显得不礼貌。
2.左手持听筒、右手拿笔
大多数人习惯用右手拿起电话听筒,但是,在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面,这样,电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音,从而给客户带来不适。
为了消除这种不良现象,应提倡用左手拿听筒,右手写字或操纵电脑,这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。
3.注意声音和表情
通话必须清晰,正对着话筒,发音准确。通电话时,接线员不能大吼也不能喃喃细语,而应该用正常的声音——并尽量用热情和友好的语气。
通话者还应该调整好表情,保持微笑。使用礼貌用语如“谢谢您”,“请问有什么可以帮忙的吗?”“不用谢。”
4.保持正确姿势
接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下,当人的身体稍微下沉,丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔,这样容易口干舌燥,如果运用丹田的声音,不但可以使声音具有磁性,而且不会伤害喉咙。因此,保持端坐的姿势,尤其不要趴在桌面边缘,这样可以使声音自然、流畅和动听。此外,保持笑脸也能够使来电者感受到接待员的愉悦。
5.复诵来电要点
电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高。例如,应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对,尽可能地避免错误。
6.最后道谢
最后的道谢也是基本的礼仪。来者是客,以客为尊,千万不要因为电话客户不直接面对而认为可以不用搭理他们。实际上,客户是公司的衣食父母,公司的成长和盈利的增加都与客户的来往密切相关。因此,公司员工对客户应该心存感激,向他们道谢和祝福。
7.让客户先收线
不管是制造行业,还是服务行业,在打电话和接电话过程中都应该牢记让客户先收线。因为一旦先挂上电话,对方一定会听到“喀嗒”的声音,这会让客户感到很不舒服。因此,在电话即将结束时,应该礼貌地请客户先收线,这时整个电话才算圆满结束。
8.接电话时出现的情况
当接待员正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。
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组织日常工作会议也是文秘的主要工作之一,日常工作会议也是一门大学问,下面一起来学习日常工作会议主要流程吧。
一、会前准备
1、办公室人员收到会议通知,首先需问清楚会议服务要求,然后将具体安排转告会务工作人员,由会务工作人员准备会议前工作,了解与会人员的相关资料,并做好会务登记,保持良好的信息沟通,促进会议的顺利进行。
2、确定会议的出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地,并对会场的各项设施进行认真检查。
3、草拟会议议程,经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排,议程中应涵盖主题、时间、地点,参加人员及议题安排等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员。
4、合理安排相关会务工作人员,其工作人员要做到以下几点:
(一)仪容仪表
(1) 着装统一整洁,不穿拖鞋、响钉鞋。
(2) 接待人员短发不遮眼,长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆,不浓妆艳抹,不佩戴首饰。
(3) 坐站姿势规范端庄,不翘腿。
(二)语言
(1) 语调温和亲切,音量适中,普通话规范。
(2) 语言文明礼貌,适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。
(3) 对服务对象主动打招呼,不漫不经心,不粗言粗语,不大声喧哗。
(三)态度
(1) 敬业、勤业、乐业,精神饱满,彬彬有礼。
(2) 微笑服务,态度诚恳、热情、周到。
(3) 工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。
(4) 解释问题有礼有节。
(四)纪律
(1) 会议服务前不吃异味食品。
(2) 不在会议期间使用电话。
(3) 服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。
(4) 严格遵守职业道德。
5、办公室应在会议召开前一天,以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。
6、重要会议的召开,应提前做好必要的彩排工作,会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范,并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。
7、会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好,并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买;如会议结束后有安排宴会的要求,应确定宴会时间,选好宴请场所,并根据公司接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。
8、参照与会人员的名单制作名牌,名牌以红底纸张打印,上面分别注明单位名称,名字及职位,注意文字大小适当,清楚易识。纸张裁剪规格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。
9、会场的座次安排要分清主次,特别是有贵宾参加会议的情况下,更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放,并多预留两到四位。
10、会务工作人员进行会场布置:
(1)检查会议室卫生情况(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、 杯具、水壶等),确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据与会人员的人数摆放好演讲台、桌椅、横幅(会标)、桌牌、花草、签到桌、指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。
(2)采用拉线的方式,确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆放花卉时,如椭圆长桌中间空地、会议室角落,另外会议桌上也可订做鲜花花束,但要把握好尺寸,不可过大过高,花卉颜色可视会议主题而定。
(3)根据会议议程,合理安排与会人员的座位、座牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需要音乐、是否需要投影仪等,及时检查确保所需物品的齐全,做好会议前的准备工作。
(4)根据发言人位置摆放话筒,并调试(话筒位置的高低、效果及接口等),确保话筒及音量正常,如需要音乐,要提前试播,确保正常播放;如需要投影仪,则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆放位置,由工作人员进行调试。准备并调试好备用话筒,以备会议过程中话筒突发情况,及时更换。
(5)会议所需的备品要按以下要求摆放:
座位的正前方摆放座次牌,右手正前方杯垫及水杯(杯把向右侧转45度),靠近水杯位置摆放消毒湿巾(也可不备),左手前方可放置水果或瓶装纯净水(以防领导不喝茶水),正中放置笔记本、会议议程、会议资料及其他与会议相关的纸质文件,文件右侧则摆放签字笔。其他物品,如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放,注意桌面整齐划一,不可过于拥挤、杂乱。
具体细节:
①茶杯:茶杯定位。拇指和食指拿杯把,杯把要求对齐椅子的右侧扶手,摆放成一条直线,茶杯盖上的花竖与杯把垂直,茶杯上的标记一致对准客人,摆放统一。
②杯垫、玻璃杯:拇指与食指拿起杯垫放在茶杯的左侧,杯垫上两个花瓣的夹角对准客人,与茶杯的距离约为1CM,手指握住玻璃杯的底部摆放在杯垫上,切勿用手指碰杯壁,杯底的花纹要以竖条纹对准客人。
③矿泉水:摆放时,拇指与食指握住矿泉水的两个红标摆在杯具的左侧,与其旁边的玻璃杯一指之隔,汉字标志一面对准客人。
④毛巾托:毛巾托竖着放在杯与玻璃杯中间的正前方约2CM处。 ⑤笔记本、会议资料等文件:对齐桌子外沿,对准椅子正中。 ⑥笔:放在笔记本、会议资料的右侧,注意笔的标志朝上方放置。
11、会议开始前一个小时要准备好充足热水,会议进行中注意始终保持倒水的壶满,以备及时的加水。
12、准备工作的检查
会务工作人员应提前一个小时进入会场,检查会场整体效果,确保各项准备工作到位,在所有物品摆放完毕后分别检查桌子两侧的茶杯、玻璃杯、矿泉水是否在一条直线上(如不在一条直线上做适当的调整),同时检查所有物品是否符合摆放要求(如不符合的按照摆放标准摆好)。打开电子设备,打开照明灯及通道门,做好引导工作。如需使用空调,应提前半小时开启。
13、准备工作完成后
会场外应设有与会人员签到处,签到处最好设在入口通道较明显的地方。如与会者涉及公司外部人员,可视具体需求摆设“请赐名片”名牌于签到处。然后,会前15分钟站在会议室门口两侧,双手自然交叠在腹前,面带微笑恭候与会人员的光临。在与会人员距会议室门2米处主动拉门让其进入,同时根据不同的身份和年龄使用敬语问候(如早上好、下午好等文明用语)。
二、会议过程中
1、会议开始后工作人员迅速斟倒茶水,如果需要毛巾,工作人员应先备毛巾(上毛巾的时候注意用夹子,不能用手直接拿),再斟倒茶水。
首次倒茶后应在15分钟左右再次续水,以后每隔15分钟或20分钟续一次水,如客人杯中有茶水应征询客人意见,并礼貌地小声对客人说:“对不起,请问需要加水吗?”或做个手势,待客人同意时方可进行。可根据实际情况(领导杯中水的水量)来灵活掌握倒水时间。倒水时,右手拿暖瓶,左手的小拇指和无名指夹起杯盖,用大拇指、食指和中指握住杯把,将茶杯端起,侧身,在领导的身后缓缓倒水后放回茶杯,一切行为应在客人右手方完成。
通常会议室内不许吸烟,如特殊情况需摆放烟缸,烟缸内烟头不得超过三支应及时更换,会场中均使用托盘服务。
2、工作人员在音控室时随时注意音响监听,发现问题及时查找问题所在,并迅速解决。(及时检查话筒、调音台、功放机、协调器、音响等设备的连接情况)。
3、根据会议议程,及时关注下一位发言人的话筒开关及位置,如遇到话筒突然失常,应迅速更换备用话筒。
4、会议中要注意观察主席台,察觉领导如有需要帮助时,及时上前询问。
5、如果会议过程中使用国歌、国际歌,播放过程中所有工作人 员要站立行注目礼,不准随意走动。
6、在会议过程中,遇到参会人员有特殊的要求,应尽量给予解决,如不能及时解决,请其稍等,然后立即向上一级报告,并尽快给予答复。
7、会议中间休息时,工作人员要尽快整理会场,补充和更换各种用品。
8、在会议进行中,工作人员不允许随便进出会场,要保持并维持会场秩序,使会议能够在安静的环境中顺利进行。
三、会议结束阶段
1、会议结束时,工作人员应及时打开通道门,站立两侧,礼貌相送,微笑点头,并说“慢走、再见”。
2、会后及时做好会场清理工作。检查会场内有无与会人员遗留的物品,若发现有遗留物品应迅速做好记录并及时归还。
3、会后严格做好__,工作人员应不询问、议论、外传会议内容,不带无关人员进入会议室。
4、如单位外部与会人员有参观单位环境的意愿,在不影响单位正常办公的情况下,工作人员应做好指引和陪同工作。
5、配合拍摄人员工作,并组织与会人员在指定地点进行合影留念。如会议结束后有安排宴会,应提前与饭店工作人员确定到场时间,并通知与会人员及做好陪同和接待工作。
6、组织会场的后期整理和清洁工作。与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净,分别消毒,桌椅擦净并摆放整齐,以备下次会议时使用,地板、地毯清理干净。(如会议室超过两天没有使用,需及时的检查会议用品的清洁、桌椅的整洁,确保会议室随时可以使用。)
7.关闭所有电器设备,话筒、空调等,带好会议室钥匙进行安全检查后离开会场。(会议室注意随手锁门,杜绝无人门开着的现象)。
四、会后服务总结
每次会议服务结束后,办公室工作人员要对会议全程的讲话内容、照片、影像等资料进行搜集和整理,以备单位以后纪念或是宣传时用。同时,针对每次会议出现的问题及情况撰写书面材料,以例会的形式进行内部讨论,总结每次会议服务过程中的优点及不足,不断进行修正和改进。
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第一条 文秘处的档案管理工作由文秘负责,对文秘处的所有文件进行分类,归档,整理,并及时对各项工作进行总结,在例会上向矿长 领导汇报情况。此外,听取各部的意见和建议,及时总结经验,为文秘处的各种活动提供咨询,以方便各部门开展工作。
第二条 文秘处档案分类为:会议记录、干部档案、奖惩记录、工作计划预算及工作总结、各部门学期活动记录。有关档案都将据此分类。
第三条 各部门的各类档案应由门米处专柜保管,凡大型活动的方案、总结及有关材料应整理为大事记录,除本部门存档外还应送一份到文秘处存档。
第四条 文秘处各职能部门每学期初(第1周)应向领导呈交一份详细的工作计划及预算。学期末(第18周),各部门应将本学期工作进行总结,整理制作各部门本学期活动记录文档册。 第五条 部长级别以上(含部长)的干部每学期必须递交一份详细的述职报告介绍任职期间的工作内容及工作经验教训,并存入档案。
第六条 各部开展大型活动应作详细的活动计划预算、活动记载、宣传文稿、活动图片及音像、活动总结等应认真记录活动开展情况,并及时交至秘书处存档。
第七条 干部的奖惩情况必须存档。
第八条 凡文秘处集体获得的奖品、纪念品,作为工作成绩的体现,必须交秘书处妥善处理、记录、存档,不得遗失。
第九条 属于秘书处的报刊、杂志,由秘书处统一管理、存档,任何人不得私自占用。
第十条 文秘处全体干部的个人档案需认真填写,不容许造假,隐瞒事实和乱涂乱画。
第十一条 各部将材料交到文秘处后,由文秘处按部门、类型存档。各部门如需查阅,归还时必须放还原位,并不得有缺损。
第十二条 各类档案是矿领导、文秘处对各部门工作表现作综合评价的重要依据,也是文秘处对文秘处干部进行考核和评优的依据。各部门应该认真对待。
第十三条 日常档案管理工作办法:
1、文秘处各部门应有专门管理档案的管理员,负责日常档案收集、整理、保管本部档案。
2、 由档案管理员定期进行清理和检查,如有遗失或残缺应立即汇报并进行补救,对于事故的负责人视情节轻重给予处罚; 3、 档案一般不外借,外部门如需外借,须经文秘长同意。借阅档案必须有证明,没有证明的一律不予借阅。借阅档案须进行注册登记,登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。 4、 请各部负责档案的档案员与文秘处加强联系,沟通思想,交流经验,以利于档案工作的发展.
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仓库发货员岗位职责内容(素材下载15篇)
明确职责让员工更自信,提高成就感和满意度,积极忠诚,减少流失。优秀的仓库发货员岗位职责内容是怎么写的?小编给大家整理了仓库发货员岗位职责内容,希望对大家有所帮助。
1、要求正直正派富有正气;
2、负责调车,装货现场监管及在途跟踪;
3、有团队协作精神,学习能力强;
4、能吃苦耐劳,才能给自己的职业生涯做更好的规划;
5、公司提供住宿,有食宿补贴;
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三下乡社会实践内容简介(精选10篇)
三下乡社会实践内容简介怎么写?“三下乡”活动的内容和形式多种多样,包括文化、科技、卫生等多个方面。下面是为大家整理的三下乡社会实践内容简介,希望大家喜欢!
由校学生会组织的三下乡队伍,于16日早上向服务地点平遥县道虎壁村进发。我有幸成为其中的一员,跟着队伍向人民群众学习,向实践学习!学生会是一支很优秀的队伍,只有在优秀的队伍中跟优秀的人在一起,才会发现自己的不足!才能在实践中发现问题,分析问题,最终找到解决问题的方法,克服它。从中弥补自己的不足,使自己不断完善。
到达道虎壁村之后,我们就开始投入战斗。张罗着大家的饮食起居,我们一行人兵分几路,各队伍有效的分工协作,将教室的桌椅充分利用,搭建出通铺。大家开始有了住处,后来又将一教室改造成会议室。晚上召开了部署大会,细化各项工作,为后期活动的开展奠定基础!
17日早上,大家开始紧锣密鼓的义诊准备工作,待各项工作准备完毕之后时间也不早了,大家便穿上白大褂兴奋的等待村民朋友的到来。可是许久没见有村民来,大家开始担心,当第一名村民姗姗来迟时,大家悬着的心终于落定!之后的时间里,村民们陆续的到来,大家忙的不亦乐乎。村民一听我们是山西医科大学的学生,眼里透露出信任,脸上绽放笑容!那一刻感觉自己特伟大!明白一名医生应肩负的责任!
在开展义诊的同时,也有为小朋友服务的支教的活动,支教组的成员们教小孩有关英语、诗词、红色宣讲等方面的知识!在讲授之余还和小朋友们开展诗词背诵、唱歌、跳舞、绕口令、团队游戏等娱乐活动!使小朋友在学习和游戏中愉快的度过,从而有效的接受知识!在两天支教中,有一小女孩在我们每天支教活动结束之后,主动要求我们给她进行作业辅导,而且每次都很晚回家,早上早早的来学校对知识有着无限的渴望!
在去看望王氏妇科过程中,了解到王氏妇科的传奇,知晓王氏家族的发展以及如何成为中国非物质文化遗产!在于王氏第27代传人王培章老人交谈中,发展老人的和蔼与好客,在家人的多次催促下还与我们交谈,丝毫没有睡意!最后在临走时老人柱着拐杖从屋里走出,亲切的和大家合影留念!并告诫大家在学习方面日日功,下苦功,在为人方面做到老吾老以及人之老,幼吾幼以及人之幼。王老先生用事实告诉我们,只要努力一切皆有可能!
19日,大家兵分几路深入村民家中,开展有关山西人民饮食方面的问卷调查。在调查过程中,我们深感农村的伟大变化。首先,在道路方面有了较大改善和提高,泥泞的小路变为宽敞的柏油马路;其次,在住房方面,由土窑变为了漂亮的楼房;最后,在村民生活方面,多数村民家有了机动车,家里摆放着许多电器,生活质量有了巨大改善!不过在改善的同时,村民在看病问题方面还是表现出困难,看病难,看病贵,而且花钱不能有效解决问题。在务农方面,大多数老百姓失去土地,缺少收入来源,政府的补贴有限,国家保障措施还不够完善。村民在生活中的饮食方面,花费的太多,而且食品安全问题严重!农民生活还是有着巨大问题!三农问题国家还需高度重视和密切关注!
在19日晚上,当队长和团长书打开教室门时,映入眼帘的一个蛋糕和许多零食,我家都尖叫了!我此刻定住了,除了感动还是感动!全身血液沸腾!在许愿之后,大家互抹蛋糕,最后大家吃着东西,在歌声于舞蹈的陪伴下我们高兴的渡过了三个小时!当晚我无法入睡,不断的回想刚才发生的一切,深刻的体会到团队的温暖!然而在第二天晚上两小女孩送我生日礼物的举动,让我对小朋友那种真情充满无限的崇敬!那一刻我张着嘴想说什么可怎么也开不了口!心里一阵阵的温暖!
在下乡的几天中,渐渐的发现自己的不足,只有理论知识,没有进行有效的实践。在多数领域存在知识空白,对非专业知识了解甚微,也可说一无所知。在团队生活中,加强了自己的团队意识。培养了团队友谊。在实践过程中逐渐深入了解到当代青年人的社会责任和历史使命!在三农,民生问题上,有了更近距离的了解。政府在加大对三农,民生问题的关注的同时,也应加大对基层的大力建设!努力构建和谐社会,实现城乡一体化,实现城乡科学发展!
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会计工作内容的简单描述(11篇)
会计工作内容的简单描述怎么写?展望部分需要对未来一年的工作进行预测和分析,同时也要提出对公司未来发展的期望和建议。下面是为大家整理的会计工作内容的简单描述,希望大家喜欢!
我于毕业于__经济学院会计专业,__月考试取得助理会计师职称,__通过考试取得会计师资格。自任职助理会计师以来,在__局会计管理办公室和__支部的正确领导下,在各科室的大力支持下,经过细心、认真地努力工作,我较好地履行了岗位职责。现就最近一个任期来的工作及履行职责情况总结如下:
一、加强学习,适应会计工作岗位需要
为了适应主管会计岗位要求,我平时加强了对会计知识的学习,不断提高自己思想道德水准、专业水平和业务技能素质,以最佳业务水平为__提供会计服务。从刚开始担任会计主管的手忙脚乱、无处下手,到现在的各项工作理顺、得心应手,我也付出了许多努力。我深刻认识到通过我的认真工作能对于把好__财务关、监督会计人员和__规范财经纪律、充分发挥会计的监督管理职能起到很大作用,能充分发挥会计的源头治腐积极作用。根据上级的统一安排,我于近几年参加了市纪委、市委组织部、市委党校、财政局以及人社局组织的行政事业单位会计人员培训班、政策法规培训班等,学习到了多方面专业或相关知识,也找到了自己工作上的差距、不足。有播种就有收获,通过学习开阔了视野,丰富了知识,充实了自己,带动了别人,同时也促进了自己在更高层次上抓好工作的自觉性。依据《会计法》和有关法规,我进一步建立健全了__内部会计监督制度,明确了各会计人员的岗位职责,使会计工作质量得到了有效提高。严于律己,严格管理,在财务基础工作、参与经营决策、审核监督及加强财务检查等方面做了许多踏实工作,达到了预期效果,一定程度上锻炼了自己,提高了财务管理水平。
二、大胆负责,严格要求,较好履行岗位职责
根据《会计法》有关规定,我组织财务人员认真贯彻执行国家财经法规、政策,组织做好日常财务核算、财务监督,按时完成上级下达的各项工作安排和工作任务。建立健全收入支出稽核制度,严禁收入跑、冒、滴、漏,确保了国有资产保值增值。事前预测、事中控制、事后检查的财务管理体系进一步建立健全。及时整理、分析会计资料信息,对月报、季报、年报的真实性负责。每季度一次将各项收支情况在x务会上公布,接受职工监督。大额开支召开支部会、x务会、职工代表会论证讨论,通过后报__局审批。出实招、重实干、求实效是财务工作的出发点和落脚点。今年以来,我和同事们围绕以人为本、以财为中心工作理念真抓实干,团结拼博,确保了相关工作有序高效运转。我主动加强观念的转换和认识的提升,真正向“参谋助手”转换,对__的经营管理出谋划策,积极主动参与到经营决策中。我更新观念,找准自己的定位,能够充分发挥自己的核算与监督职能。做到廉洁奉公,爱岗敬业,和其他财务人员密切配合好,没有出现推诿、扯皮等不良现象,在日常工作中互相支持、互相学习、互相督促。在_长领导下开展各项工作,尊重领导,当好领导理财参谋,寓监督于服务中。做到让领导放心、职工满意。在__局近几年的财务审计、检查中,我_的财务工作都取得了良好成绩,受到了领导的表扬。
总之,按照《会计法》的有关规定,我较好的履行了岗位职责,明确了相关责任,强化了内部管理规范工作,取得了一定的成绩,这些成绩的取得是x支部正确领导的结果,是兄弟科室支持配合的结果。但同时我的工作中也存在不少问题,主要表现在:
第一、自身学习不够,理论思考和科学实践水平有待于进一步的提高;
第二,忙于其他事务,财务工__局审批。出实招、重实干、求实效是财务工作的出发点和落脚点。今年以来,我和同事们围绕以人为本、以财为中心工作理念真抓实干,团结拼博,确保了相关工作有序高效运转。我主动加强观念的转换和认识的'提升,真正向“参谋助手”转换,对__的经营管理出谋划策,积极主动参与到经营决策中。我更新观念,找准自己的定位,能够充分发挥自己的核算与监督职能。做到廉洁奉公,爱岗敬业,和其他财务人员密切配合好,没有出现推诿、扯皮等不良现象,在日常工作中互相支持、互相学习、互相督促。在_长领导下开展各项工作,尊重领导,当好领导理财参谋,寓监督于服务中。做到让领导放心、职工满意。在__局近几年的财务审计、检查中,我_的财务工作都取得了良好成绩,受到了领导的表扬。
总之,按照《会计法》的有关规定,我较好的履行了岗位职责,明确了相关责任,强化了内部管理规范工作,取得了一定的成绩,这些成绩的取得是x支部正确领导的结果,是兄弟科室支持配合的结果。但同时我的工作中也存在不少问题,主要表现在:
第一、自身学习不够,理论思考和科学实践水平有待于进一步的提高;
第二,忙于其他事务,财务工作有待进一步深化、细化;
第三,有时思想上还存在畏难情绪。针对以上问题,我在下步工作中将认真加以改进和完善扎实工作,更好地完成各项工作任务。
以上报告,请领导和同志们评议,欢迎对我的工作多提宝贵意见,并借此机会,向一贯关心、支持和帮助我的各位领导、同志们表示诚挚的谢意。
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2023关于强国复兴有我主题团课内容演讲稿(最新10篇)
演讲稿也叫演讲词,它是在较为隆重的仪式上和某些公众场合发表的讲话文稿。它是进行演讲的依据,也是对演讲内容和形式的规范和提示,它体现着演讲的目的和手段。以下是小编为大家收集的关于强国复兴有我主题团课内容演讲稿的相关内容,供大家参考!
亲爱的老师,同学们:
大家好!
我是来自一年级七班的__,今天我给大家演讲的主题是“科技托起强国梦”。
谈到科技,我相信大家都不陌生,我们生活的方方面面都离不开科技。比如我们出行离不开汽车,我们交流离不开手机,我们工作离不开电脑。这些都是科技的产物!
如果科技不发展,我们就会落后,落后就要挨打,科学技术是第一生产力。说到梦想,我想各位同学都有自己的梦想吧,有人想成为医生,有人想成为工程师,有人想成为科学家。大家知道吗?无论大家的梦想是什么,科技都是我们必须要学习的课程,也只有努力学好科学技术知识,才能实现我们的梦想。我的梦想是成为一名画家,大家可能会问,画家也需要学习科学技术吗,答案是肯定的!因为很多时候,艺术创作要靠科技来实现。
作为一名小学生,我们应当努力学习科学文化知识,打下坚实的基础,长大后为祖国,为人民贡献我们的力量,让她更加繁荣富强!
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文秘实习报告【15篇】
实习可以锻炼学生的实际操作能力和动手能力,开阔学生的视野,增长学生的才干,在一定程度上提高学生的综合素质。下面是小编收集整理的文秘实习报告,欢迎大家分享。
__个星期的实习圆满结束,时间重游7月20号,日子悄然而逝,在社会的这段日子,有点难熬,有点乏味,也有点不平凡,有点不舍。总体来说,还是学有所成。
实习地点:__
实习单位的变化,令我学习到很多在学校学习不到的东西,跟着政府人员学习,从而更好地接近社会,了解社会,一个人的变化体现在他的交际圈之中,在交际中不断学习,从而我对社会的看法也不断的深入,对于人与人的关系,也产生了潜移默化的了解。
在妇工委,实习时间一个星期:
实习第一天:主任跟我介绍妇工委的职能工作,包括工作流程,工作时间,工作细要以及网上稿件处理。第一天的工作,就是看完网上的稿件,看完一份只有政府人员有的一份资料合编叫报纸新闻报道汇编,里面的内容我还历历在目,就是记录我们大沥镇历年来发生的重大事件和特殊新闻。主任要求我认真看完,并且学习如何写,看稿件,一项简单的工作,我很快的看完。第二天,我开始于主任熟悉起来了,就不断追问主任问题。我了解到了主人一些问题,包括:
主任是如何进入政府工作,如何在政府处理问题,如何兼顾政府人员之间的关系,如何搞好整个黄岐的工作。但是我更关注的是关于学习知识与社会之间的联系。
一、 为什么社会上要有本科和专科的区别?是不是本科更具是社会潜力?
首先,我们要明白一点,人与人之间竞争是很激烈的,激烈的竞争需要无形中对人有一个要求,这个要求就成为一个标准。社会需要发展,就需要一些有能力的人,有能力的人社会是如何界定的,就是看你的学历,或许这就是第一标准,也叫做表面标准。其次,就是内在标准,就是你的做事情的能力。有本事不仅包括做事能力,也包括做人的能力。做人是一个很大的学问,包括:人际关系,形象,一技之长,沟通能力等。
在本科与专科一同毕业时,就业是一样的,竞争也是一样的,但是升职就不一样了,这就是区别,现在的人要升职就要看你有没有能力,学习能力就是他们评判的一个标准。
主任给我的启示:现在有能力读书尽量度多一点书,而且要把一项东西学精,学好,把人际关系搞好,把性格修炼好,所谓修炼,就是能把自己融入集体,又不缺乏自己的个性,这就是所谓的能进能出。
二、 面对同一个问题,为什么现在的大学生与社会人的想法不同呢?
这就是父母为什么要我们努力读书的原因之一。社会人,他们处于一个社会之中,社会阅历是他们想问题的资本,面对很多问题社会人不先去表达自己的态度,因为他们先去思考,不去过早的判断一些事情。往往很多孩子就是这样,大学生也是,人家说的不听,不去思考,盲目做事情就是失败。很多前辈给我们忠告,就是因为他们受到社会的洗礼,希望我们在以后的日子里能过好一点,把这种社会不公平性降到最低程度,这样,就需要我们自己进行说话教育,自己说服自己,把自己的想法与实际结合,再次努力。
现在,考证很热门,这个问题很学生只会盲目去考,一个真正意义上的证,应该是要满足社会的需要,所谓满足社会的需要,在我看来就是要为自己找到立足的资本,得到这个证的内容,这是关键。
三、办事注意事项
在政府机关里面,如果有人需要找主任,而主人刚好不在的时候,你又不知道主任去了哪里,不应该打电话找主任,应该说主任要开会,现在没空。还要表明自己的身份,让对方知道自己是实习的拿不定主意。
在接待电话中,首先需要表明自己的身份,然后记下找主任有什么事情,把那个人的电话号码一同记下。
在整理档案时,应当处理好不同村委和居委的资料,输入时应当做到准确无误,而且输入要快,最好学会用小键盘盲打,这些如果在其他机关,如统计,就需要每天对着数字,对小键盘的使用要求很高。
在人口与办事处,实习三个星期:
第二个星期开始,我就在人口与办事处上班。
我的感受:实习就是这样,需要人员的调动,无论在哪里工作,就需要在哪里拼命,能够学到东西就够了,能够认识到很多人搞好人际关系就好。学习沟通能力十分重要,在陌生的环境,就需要有一套沟通的方法,或许我已经学到一些,但是还需要完善。同时,我们还需要加强适应能力,珍惜在实习中的时间,在有限的时间内尽可能的学到一些新东西。
第一天,我一个人在单位,静静地听单位的人说单位的是是非非,感受一点很深的是:即使是在政府里面,人员之间的竞争是很大的,有什么不满也只有在和自己比较熟悉的人说,内部竞争的激烈性让我看到很强的社会性的东西。
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离婚手续怎么办理流程?离婚协议书范文
离婚协议书其法律依据是婚姻法等相关法律。离婚手续怎么办理流程?下面是小编为大家整理的离婚手续办理流程,仅供参考,喜欢可以收藏分享一下哟!
男方:__,x年x月x日出生,民族:x族,工作单位:__,现住址:__。
女方:__,x年x月x日出生,民族:x族,工作单位:__,现住址:__。
双方于20__年x月x日在x市x城区(县)人民政府的民政部门登记结婚,现因__(注:指感情不和等)的原因,自愿离婚,经双方协商一致,对有关事项,依《婚姻法》的规定达成如下协议:
一、男方__与女方__自愿离婚。
二、子女的抚养:
1、双方于x年x月x日生育有一儿子/女儿,取名:__,离婚后儿子/女儿随男方/女方直接抚养生活,由女方/男方每月给付抚养费(包括生活费、教育费、医疗费)__元,在每月x号前付清,直到孩子完成高中教育阶段止。高中教育阶段之后的有关费用双方日后重新协商。
2、男方/女方(注:指未直接抚养的一方)可在每月的第x周星期六起至周日接儿子/女儿随其生活或娱乐。如临时或节假日的探望,可提前一天由双方协商,达成一致后可按协商的办法进行探望。儿子/女儿十周岁以上时,探望权的行使应尊重儿子/女儿的意见,不可强行按本协议执行。
三、因婚前签订了婚前财产协议,不存在夫妻共同财产
四、离婚后住房的安排:
男方住:__
女方住:__
五、本协议一式三份,当事人双方各执一份,交婚姻登记机关存档备案一份。
六、其他协议事项:__
上述协议事项,双方保证切实履行;协议内容如有隐瞒、欺骗、责任自负。
男方:
女方:
20__年x月x日
20__年x月x日
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